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Dateien finden & organisieren

Aktionen und Ansichten für gefundene Dateien

Die Anzeige im rechten Bereich des Fensters bildet die Ergebnisliste der letzten Suche, bzw. die Inhalte der gewählten Kategorie ab. Im Folgenden werden verschiedene Aktionen, Ansichten und Möglichkeiten zum Umgang mit den Ergebnislisten beschrieben.

Welche Möglichkeiten habe ich, wenn ich nach Dateien gesucht und gefiltert habe? Die Möglichkeiten in der Ergebnisliste werden in diesem Beitrag beschrieben und erklärt.

Tipp: Unter Funktionen & Add-ons haben wir eine informative Übersicht über alle unsere Features zusammengestellt. Zusätzlich bieten wir eine allgemeine Beschreibung zur multifunktionalen Suche und wie Dateien in Manja organisiert und verwaltet werden, an.

Aktionen

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An jeder Datei im Digital Asset Management gibt es Aktionen bzw. Schnellfunktionen. Diese beinhalten: in einen Leuchtkasten hinzufügen, Detailansicht und Herunterladen/Download.
Aktionen / Schnellfunktionen an der Datei

Unterhalb jedes Vorschaubildes in der Ergebnisliste finden Sie drei Symbole. Ein Klick auf eines der Symbole löst folgende Aktion für die einzelne Datei aus:

●   In den Leuchtkasten – die Datei wird dem Leuchtkasten hinzugefügt
●   Öffnen – die Datei wird in der Detailansicht geöffnet
●   Herunterladen – ein Download-Dialog für diese Datei wird geöffnet

Ein Doppelklick auf das Vorschaubild öffnet ebenfalls die Detailansicht.

Mehrfachauswahl von Dateien

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Die Mehrfachauswahl von Dateien ist über drei Varianten möglich: die Markierung mit Maus, mit Tastatur und einer Kombination aus Maus und Tastatur.
Mehrfachauswahl von Dateien

Wenn Sie nicht nur mit einzelnen Dateien arbeiten wollen, haben Sie drei Möglichkeiten mehrere Suchergebnisse auszuwählen und die jeweilige Aktion auf die Dateien der gesamten Auswahl anzuwenden.

 

Variante mit Maus:

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Ergebnisliste – halten Sie die Maustaste gedrückt – und bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschten Dateien. Sie spannen einen Rahmen auf und alle Dateien innerhalb des Rahmens werden ausgewählt.

 

Variante mit Tastatur:

Klicken Sie eine Datei an – ist diese markiert, betätigen Sie die Umschalt-Taste auf der Tastatur und markieren danach eine weitere Datei. Alle Ergebnisse zwischen erster und zuletzt gewählter Datei sind nun markiert und können weiter bearbeitet werden.

 

Variante Tastatur und Maus:

Benutzen Sie die Steuerungs-Taste (STRG) auf der Tastatur (auf MAC die ALT-Taste) und klicken gleichzeitig auf eine Datei, so wird diese einzeln der Auswahl hinzugefügt oder entfernt.

 

Auf diese Weise können Sie Dateien einzeln oder nach Belieben markieren, auch wenn sie nicht in unmittelbarer Nachbarschaft angezeigt werden.

Symbolleiste / Toolbar benutzen

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Die Symbolleiste/Toolbar beinhaltet verschiedenste Funktionen: Dateien hochladen, Öffnen, In den Leuchtkasten hinzufügen, Herunterladen/Download, Versenden, Veröffentlichen, Exportieren, Drucken und Löschen.

Symbolleiste & Toolbar mit den verschiedenen Funktionen

Am unteren Fensterrand finden Sie eine Symbolleiste mit der folgende Aktionen für die ausgewählten Dateien gestartet werden können:

  • Öffnen / Bearbeiten – markierte Dateien werden in der Detailansicht geöffnet
  • Leuchtkasten – markierte Dateien werden zum Leuchtkasten hinzugefügt
  • Herunterladen – der Dialog zum Download der markierten Dateien wird geöffnet
  • Versenden – der Dialog zum Versenden der markierten Dateien wird geöffnet
  • Veröffentlichen – der Dialog zum Veröffentlichen der markierten Dateien wird geöffnet
  • Exportieren – der Dialog zum Exportieren der markierten Dateien wird geöffnet
  • Drucken – der Dialog zum Drucken der markierten Dateien wird geöffnet
  • Löschen – markierte Dateien werden gelöscht (falls Berechtigung vorhanden)

Besitzen Sie ausreichende Berechtigungen, erscheint zusätzlich die Aktion „Dateien hochladen“, die den Dialog zum Hochladen neuer Dateien öffnet.

Mini-Toolbar und Drag & Drop einsetzen

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Mini-Toolbar
Mini-Toolbar

Mini-Toolbar

Durch einfachen Klick auf eine Datei, oder nach Auswahl ein oder mehrerer Dateien erscheint automatisch die Mini-Toolbar mit allen verfügbaren Aktionen:

•   + in den Leuchtkasten bzw.

•   – aus Leuchtkasten entfernen

•   Andere…
    – Dateien in neuen/anderen Leuchtkasten kopieren

•   Öffnen

•   Herunterladen

•   Versenden

•   Vergleichen – falls exakt ein oder zwei Dateien ausgewählt sind

•   Veröffentlichen

•   Exportieren

•   Drucken

•   Löschen – falls Berechtigungen vorhanden

•   Berechtigungen bearbeiten – nur Administratoren

•   Berechtigungsmatrix – nur Administratoren

•   Vorschau neu erstellen – nur Administratoren

•   Datei(en) erneut einlesen – nur Administratoren

 

Drag & Drop-Funktion

Durch Klicken und Ziehen des Anfassers links oben aktivieren Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität. Die zur Verfügung stehenden Drop-Ziele (Leuchtkasten und Kategorien) werden rot markiert.

Mit Hilfe der Drag & Drop-Funktionalität können Sie auch Dateien innerhalb des Leuchtkastens umsortieren.

Drag & Drop

Kontextmenü nutzen

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Das Kontextmenü wird durch einen einfachen Klick auf eine Datei oder eine Auswahl angezeigt. Zu den Aktionsmöglichkeiten gehören zum Beispiel: Öffnen/bearbeiten, Alle Öffnen, In den Leuchtkasten hinzufügen, Herunterladen, Versenden, Vergleichen, Veröffentlichen, Exportieren, Drucken und Löschen.
Kontextmenü in der Medienübersicht mit allen Aktionsmöglichkeiten

Neben der Symbolleiste gibt es einen Schnellzugriff auf alle Aktionen, dem sogenannten Kontextmenü.

Klicken Sie mit der rechten Maustauste auf markierte Ergebnisse. Es erscheint ein Kontextmenü mit den verfügbaren Aktionen. Die Aktionen beziehen sich auf alle ausgewählten Dateien.

Beispielaktionen des Kontextmenüs

Je nach Berechtigungen können Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung stehen:

●   Öffnen / Alle Öffnen

●   In den Leuchtkasten

●   Herunterladen

●   Versenden

●   Vergleichen

●   Veröffentlichen

●   Exportieren

●   Drucken

●   Löschen

Ansichten/Darstellung wechseln

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Sie können sich die Ergebnisse in drei verschiedenen Ansichten anzeigen lassen. Dazu gibt es im Menü Darstellung drei Optionen:

 

Tabellarische Darstellung

Es werden jeweils Vorschaubild, Datei-Nummer und (je nach Konfiguration durch den Betreiber) einzeilige Meta-Daten pro Ergebnis gezeigt.
Diese Ansicht ist ideal, um viele Vorschaubilder auf einmal überblicken zu können.

Darstellungsart: Tabellen-Ansicht

Kompakt-Ansicht

Die Kompakt-Ansicht zeigt nur die Vorschaubilder, ohne zusätzliche Informationen. Dabei wird möglichst viel vom jeweiligen „Bild“ auf kompaktem Raum gezeigt.
Diese Ansicht ist ideal, um einen schnellen Überblick über alle Dateien zu bekommen.

Darstellungsart: Kompaktansicht

Listen-Darstellung

Die Ergebnisse werden untereinander, jeweils mit Vorschaubild und diversen (durch den Betreiber konfigurierbare) Meta-Daten (zum Beispiel Titel, Beschreibung, Verwendungsrechte, Formate usw.) angezeigt.
Diese Ansicht ist ideal, um neben der Vorschau sofort über die zugehörigen Datei-Informationen zu verfügen.

Darstellungsart: Listenansicht

Datei-Vorschau einblenden

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Für eine schnelle Vorschau von Dateien, inkl. dessen Metadaten gibt es die Datei-Vorschau.

Um diese zu öffnen klicken Sie auf den dafür gekennzeichneten Bereich rechts am Bildschirmrand.

Breite und Höhe der Vorschau können Sie nach Bedarf anpassen. Durch erneuten Klick auf den gekennzeichneten Bereich schließen Sie die Datei-Vorschau wieder.

Sie können übrigens auch mit Hilfe der Pfeiltasten Ihrer Tastatur innerhalb der Ergebnisliste navigieren.

Dateivorschau öffnen

Dateivorschau (rechte Spalte)

Sortierung ändern

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Sie können Ihre Suchergebnisse nach bestimmten Kriterien sortieren. Dazu klicken Sie im Menü auf das Symbol Sortieren. Es öffnet sich ein Auswahlmenü, indem Sie Ihre persönlichen Einstellungen vornehmen können. Die Sortier-Reihenfolge gilt für die aktuelle, aber auch für alle folgenden Suchanfragen.

Sortierungsmöglichkeiten von Dateien in der Medienübersichtsseite

Größe der Vorschaubilder anpassen

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Um die Größe der Vorschaubilder zu ändern, ziehen Sie den Schieberegler in die jeweilige Richtung: links kleiner, rechts größer. Sie können auch auf die Symbole links und rechts neben dem Schieberegler klicken. Die Ergebnisliste wird entsprechend angepasst und die Vorschaubilder werden in der gewählten Größe nachgeladen.

Größe der Vorschaubilder von Dateien per Slider festlegen