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Dateien finden & organisieren

Selektierte Dateien an Nutzer:innen oder Externe versenden

Egal ob intern über das Manja-System oder für externe Personen: es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dateien zur Verfügung zu stellen. Dazu kann einerseits ein Leuchtkasten, gefüllt mit den entsprechenden Dateien, als Link per E-Mail zugesandt werden. Oder die ausgesuchten Dateien werden als E-Mail-Anhang über das System verwendet.

Wie stelle ich Dateien anderen Nutzer:innen in Manja oder externen Partnern außerhalb von Manja zur Verfügung? Mit dieser Frage beschäftigt sich dieses Kapitel in unserer Dokumentation.

Tipp: Unter Funktionen & Add-ons haben wir eine informative Übersicht über alle unsere Features zusammengestellt. Zusätzlich bieten wir weiterführende Informationen an, wie selektierte Dateien versendet werden können.

Ausgewählte Dateien zur Verfügung stellen

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Manja ermöglicht es Ihnen, Dateien auf einfachste Weise an andere Manja-Anwender zu schicken, ganz ohne technische Hürden (wie z.B. volle E-Mail-Postfächer oder Einschränkungen bei der Größe von E-Mail-Anhängen).

Sie wählen lediglich die Dateien aus und klicken auf Versenden. Im daraufhin erscheinenden Dialog wählen Sie den/die Empfänger:in, ggf. die Berechtigungen die Sie an den/die Empfänger:in übertragen möchten und fügen eine Nachricht hinzu. Senden, fertig.

Zeitverlängerung eines befristeten Accounts festlegen

Wird eine Auswahl an Dateien bzw. ein Leuchtkasten versendet, steht für zeitlich befristete Empfänger:innen eine Funktion für den Ablaufzeitpunkt zur Verfügung.

Bei Empfänger:innen mit Ablaufdatum des Benutzerkontos, wird der Ablaufzeitpunkt im Versand-Dialog angezeigt und kann gleichzeitig verlängert werden.

Ablaufzeitpunkt eines Accounts festlegen

Ablaufzeitpunkt eines Accounts festlegen

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit der Nachricht und einem Link. In Manja stehen ihm dann die von Ihnen verschickten Dateien in einem neuen Leuchtkasten zur Verfügung.

Link zum Leuchtkasten versenden

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Sie können Dateien als Leuchtkasten per E-Mail an andere Benutzer des Systems oder an einen Gast verschicken. Dazu wird der Link zum Leuchtkasten (der die ausgewählten Dateien enthält) sowie ein entsprechender Titel und Text per E-Mail an Empfänger:innen innerhalb des Systems oder per Gast-Zugang versendet.

Sollen die ausgewählten Dateien als Leuchtkasten versendet werden, sind vier Schritte notwendig. Zuerst werden die gewünschten Empfänger ausgewählt, entweder Benutzer aus Manja oder ein Gast-Nutzer. Im dritten Schritt werden die Dateien und die Berechtigungen festgelegt. Im letzten Schritt wird die E-Mail-Benachrichtigung bearbeitet, um diese mit einer Nachricht zu versehen.

Dateien als Leuchtkasten versenden | Schritte für den Versand einer E-Mail-Benachrichtigung

Gäste einladen

Genauso einfach können Sie Dateien auch an Personen verschicken, die noch keine Manja-Anwender sind.

Als Empfänger wählen Sie lediglich „An einen Gast versenden…“ aus, dann geben Sie zusätzlich Name, E-Mail-Adresse ein und wählen eine Laufzeit aus (z.B. 7 Tage). Und schon erhält der Gast eine E-Mail mit direktem Link ins System und Zugriff auf die ausgewählten Dateien (und nur auf diese Dateien).

Das Benutzerkonto des Gastes wird nach Ablauf der gewählten Laufzeit gelöscht, kann aber durch einen Administrator innerhalb dieser Zeit auch in ein vollwertiges Benutzerkonto umgewandelt werden.

Anhang per E-Mail versenden

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Sie können aber auch Dateien direkt als E-Mail-Anhang versenden (wenn diese Funktion durch einen Administrator aktiviert wurde).

Die Dialoge führen Sie selbsterklärend Schritt für Schritt zum Ziel.

Dateien als Anhang versenden | Schritte

Dateien als Anhang versenden | Schritte