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Add-on Ablauffristen

Besonders, wenn es um eingekaufte, lizensierte Assets geht, gibt es eine Nutzungsdauer. Mit Hilfe von Ablauffristen können Sie den Start und das Ende der Nutzung von Assets direkt an diesem hinterlegen.

Tipp: Unter Add-on Ablauffristen haben wir eine informative Übersicht zusammengestellt.

Start- und Ablaufdatum an einem Asset setzen

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Um ein Startdatum und/oder Ablaufdatum zu setzen, öffnet man die Detailansicht eines Assets. In der Kategorie „System“ sind beide Angaben hinterlegt.

Detailansicht: Ablaufdatum gesetzt (liegt in der Vergangenheit)
Detailansicht: Startdatum liegt in der Zukunft

Detailansicht: Ablaufdatum gesetzt (liegt in der Vergangenheit)

Detailansicht: Startdatum liegt in der Zukunft

Icons am Asset in der Ergebnisliste

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Um schnell die wichtige Information zu erhalten, ob für ein Asset ein Start- oder Ablaufdatum gesetzt ist, sind diese Informationen schon in der Ergebnisliste optisch hervorgehoben.

Kennzeichnung der Ablauffristen am Asset
Kennzeichnung der Ablauffristen am Asset

Erklärung:

(1) Ablauffrist liegt in der Vergangenheit

(2) Ablauffrist ist gesetzt und das Startdatum liegt in der Zukunft

Beispiele:

Ergebnisübersicht: Darstellung der Ablauffristen am Asset (Icons)

Ergebnisübersicht: Darstellung der Ablauffristen am Asset (Icons)

Benachrichtigung über ablaufende Assets

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Die Benutzerin bzw. der Benutzer, die/der das Asset in Manja hochgeladen hat, erhält rechtzeitig eine E-Mail, wenn das Asset in Zukunft abläuft („Bitte um Prüfung: Nutzungsrechte laufen demnächst ab“/“Please check: Rights of use are about to expire“).

Dies stellt sicher, dass im Bedarfsfall z.B. die Kauf-Lizenz beim Anbieter des Assets rechtzeitig verlängert werden kann oder das Asset aus dem Pool der verfügbaren Assets (zum Herunterladen) entfernt wird.

Die E-Mail-Benachrichtigungen können optional auch an Downloader von Assets, sowie an eine fixe Liste weiterer Empfänger verschickt werden.

 

Umgang mit abgelaufenen Assets

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Für abgelaufene Assets kann eine Automatisierung erstellt werden. Das bedeutet, dass z.B. das automatische Verschieben von abgelaufenen Assets in eine bestimmte Kategorie erfolgen soll. Oder dass z.B. abgelaufene Assets nicht mehr heruntergeladen werden dürfen. Je nach Anwendungsfall, wird diese Automatisierung in der Konfigurationsdatei des Add-ons hinterlegt.

Für Administrator:innen

Ist eine Automatisierung erwünscht, melden Sie sich gern bei uns. Wir richten Ihnen die gewünschte Aktion für abgelaufene Assets gern ein.