Funktion

Administrieren und Konfigurieren

Sie haben die Kontrolle darüber, wer Dateien importieren und wer welche Dateien sieht und auf welche Art und Weise bearbeiten darf.

Berechtigungen, Benutzerkonten & Gruppen

Als Verantwortliche:r für die Organisation, Speicherung und Abruf des Bildmaterials Ihres Unternehmens, tragen Sie eine oft unterschätzte Bürde:

Sie bestimmen, was mit dem Bildmaterial, welches Sie einerseits von Bildagenturen lizenziert gekauft haben und welches andererseits aus Fotografien ihrer Mitarbeiter:innen oder beauftragter Fotografinnen und Fotografen besteht. Sie bestimmen, welcher Mitarbeiter:innen und welche externe Firma, welche Dateien überhaupt sehen darf, und darüber hinaus, wer welche Dateien in welcher verwertbaren Auflösung herunterladen und nutzen darf!

Manja DAM gibt Ihnen umfangreiche, mächtige Werkzeuge in die Hand, mit denen Sie exakt definieren, wer welche Dateien sehen, herunterladen oder auch bearbeiten darf!

Weiterführende Informationen finden Sie auch in unserer Dokumentation.

Benutzerkonten und Gruppen

In Manja DAM gibt es einerseits Benutzerkonten (Login, Passwort, E-Mail, optional Adressdaten usw.), andererseits Benutzergruppen (z.B. Administrator:innen, Manager:innen, Gäste usw.).

Gruppen können an Ihre Anforderungen angepasst werden: z.B. durch Definition von Gruppen wie „Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, „Externe Fotografinnen und Fotografen“, „Abteilung A“, „Abteilung B“ usw. Ein Benutzerkonto kann Mitglied in mehreren Gruppen sein.

Benutzerkonten und Gruppen werden in der Administration verwaltet, können aber auch aus CSV-Dateien importiert werden, oder per LDAP/Active Directory automatisch synchronisiert werden.

Detaillierte Informationen finden Sie dazu auch in unserer Dokumentation.

In der Administration können die Berechtigungen für Benutzer (Benutzerkonten) und Gruppen gesteuert werden. Hier werden neue Benutzer oder Gruppen angelegt und Berechtigungen vergeben.
Neue Benutzerinnen und Benutzer können einfach und schnell angelegt werden. Ebenfalls gibt es die Möglichkeit, ein Passwort generieren zu lassen oder ein Passwort manuell einzugeben. Der neue Benutzer erhält die Zugangsdaten per E-Mail direkt aus Manja heraus zugestellt.

Benutzerkonten und Gruppen in der Administration

Benutzerkonto erstellen in der Administration

Berechtigungen

Berechtigungen werden mit Hilfe von Zugriffssteuerungslisten (ACL, Access Control Lists) vergeben.

 

Access Control Lists

Eine ACL kann für eine Kategorie oder auch eine einzelne Datei definiert werden. Ein einzelner Eintrag in einer ACL definiert „wer“ (Benutzerkonto oder Gruppe) „was“ (z.B. Dateien finden, herunterladen, bearbeiten, Vorschau betrachten usw.) „darf“ oder „nicht darf“.

Dies ermöglicht eine sehr flexible und genaue Steuerung der Berechtigungen auf Gruppen- und Benutzerkonten-Ebene.

Vorgaben ermöglichen einen schnellen Einstieg und sind für viele Anwendungsszenarien sogar ausreichend.

 

Detailliertere Informationen dazu finden Sie auch in unserer Dokumentation.

Für jeden Benutzer und jede Gruppe kann sehr detailliert eingestellt werden, wie die Berechtigungen sein sollen. Dazu gehören das Dateien finden, die Vorschau von Dateien, Dateien herunterladen, Dateien bearbeiten oder löschen.

Berechtigungen in der Administration

Einstellungen

Die Einstellungen erlauben es Ihnen (als Administrator:in) diverse Aspekte der Software zu konfigurieren:

  • Vordefinierte Suchbegriffe
  • Such-Optionen
  • Darstellung von Tabellen- und Listen-Ansichten
  • Wasserzeichen
  • Text-Vorlagen (Impressum; Support & Hilfe; Nachrichten, Tipps & Tricks; E-Mail-Vorlagen)
  • Download-Formate
  • Vorschau-Formate (falls das Audio/Video Add-On installiert ist)

Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie auch in unserer Dokumentation.

In der Administration stehen viele Einstellungsmöglichkeiten für die Konfiguration verschiedenster Themen zur Verfügung. Zum Beispiel die Einstellungen für die Suchfunktion. Dort kann definiert werden, ob es eine Vervollständigung für Wortvorschläge geben soll, ob die Farbsuche aktiviert werden soll und vieles mehr.

Einstellungen: Suche (Ausschnitt)

Download-Formate

Die Download-Formate ermöglichen es Ihnen, Ihren Anwendern die höchstmögliche Qualität des vorhandenen Materials zu liefern (z.B. für Ihre Print-Publikationen). Und sie ermöglichen es Ihnen auch, Ihren Anwenderinnen und Anwendern für das jeweilige Medium optimierte und skalierte Dateien zu liefern (z.B. für Ihre Website). Ohne, dass die Anwender:innen die Dateien nachträglich in Adobe® Photoshop® oder vergleichbarer Software nachbearbeiten müssten.

Allgemeine Informationen zu Download-Formaten und zu der administrativen Konfiguration von Download-Formaten finden Sie in unserer Dokumentation.

 

Beispiel Web-Format

Sie als Betreiber:in können z.B. ein Format „Web 72DPI“ definieren, welches die Auflösung reduziert, die Farben des Bildes (CMYK oder RGB mit vorhandenem Farbprofil) in den sRGB-Farbraum transformiert und eventuell vorhandene Metadaten entfernt. Eine so durch Manja DAM generierte Datei ist für die Anwenderin bzw. den Anwender direkt im Web verwendbar.

 

Beispiel Print-Format

Andererseits können Sie z.B. ein Format „Print 300DPI“ definieren, welches die Auflösung auf 300DPI reduziert, den Farbmodus nicht verändert und Farbprofil und Metadaten in die Datei einfügt. Eine so von Manja erzeugte Datei ist direkt für den hochqualitativen Print-Workflow verwendbar und enthält sowohl wichtige Metadaten wie z.B. Titel und Copyright-Hinweise, als auch ein Farbprofil, um eine exakte Farb-Wiedergabe auf dem Ziel-Medium zu gewährleisten.

 

Weitere Informationen zu den Download-Formaten finden Sie auch in unserer Dokumentation.

In der Administration stehen viele Einstellungsmöglichkeiten für die Konfiguration verschiedenster Themen zur Verfügung. Zum Beispiel für die Download-Formate der verschiedenen Datei-Typen. Dort kann definiert werden, welche Komprimierung oder Umwandlung von Dateien statt finden soll und wie das dementsprechende Download-Format heißen soll.

Download-Formate am Beispiel "Bilder"

Veröffentlichungen

Veröffentlichungen werden auf Basis einer Vorlage (z.B. „Bild-Kollektionen/-Galerien“) erstellt und konfiguriert. Die Konfiguration enthält (abhängig von der Vorlage) Optionen wie z.B. Design-Varianten, Kontakt-Daten oder darzustellende Metadaten (Titel, Autor, Aufnahmedatum usw.).

Sie können beliebig viele Veröffentlichungen erstellen. Eine Veröffentlichung kann aber auch mehrere „Kollektionen“ enthalten.

Veröffentlichungen werden auf dem Server in einem separaten Verzeichnis erstellt. Sie können eine Veröffentlichung auf dem Asset Management Server belassen oder auch auf einen anderen Server transferieren.

Layout & Design einer Veröffentlichung können Sie nach Belieben anpassen (per CSS und HTML-Templates), z.B. für die Integration in Ihre Website.

 

Weitere Informationen zu der Administration von Veröffentlichungen finden Sie in unserer Dokumentation.

Eine Veröffentlichung wird erstellt, wenn man über einen Link eine bestimmte Zusammenstellung von Dateien zur Verfügung stellen möchte. Dies können zum Beispiel Pressebilder sein, oder Fotos von einer bestimmten Veranstaltung. Eine Veröffentlichung kann passwortgeschützt oder frei zugänglich sein.

Eine Veröffentlichung bearbeiten

Protokoll

Im Protokoll sind alle wichtigen Aktionen aller Anwender nachvollziehbar, z.B. Logins, Suchanfragen, Datei-Downloads, das Bearbeiten von Dateien usw.

Für eine schnelle Recherche im Protokoll kann die Ansicht nach Zeitraum, Benutzerkonto, Aktion und Objekt-Typ (Datei, Datei-Liste, Kategorie, Benutzerkonto usw.) gefiltert werden.

Die Protokollierung kann bei Bedarf vollständig oder auf Basis von Benutzer-Rollen (Administrator, Manager, Regulärer Benutzer, Gast) deaktiviert werden.

 

Weitere Informationen für die Protokollierung finden Sie in unserer Dokumentation.

Tipp: Was Manja DAM alles ist und kann können Sie kurz und knapp auf unserer Seite DAM auf einen Blick – Digitale Bildverwaltung und professionelle Mediendatenbank nachlesen.

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